En primer lugar comenzaremos por definir lo que esto significa; un auxiliar administrativo se identifica por, ser aquella persona dentro de la empresa que desarrolla actividades del área administrativa, es decir trabajos que son comunes en una oficina, como, llevar las agendas de la empresa, archivar los documentos, realizar trámites, entre otras cosas.

En líneas generales, esta persona, está bajo la dirección de un jefe superior, ayudándole a cumplir con sus responsabilidades a nivel laboral. A su vez, el auxiliar administrativo debe contar con habilidades y conocimientos básicos, en el área de atención al cliente y relaciones humanas, documentación e informática, técnicas de comercio, etc.

Mientras más conocimientos posea en diversas áreas, relacionadas con su área de trabajo; mayor probabilidades de escalar a un mejor puesto dentro la empresa tendrá. Con base en esto podemos decir, que aunque ciertamente, este empleo no suele ser uno de los más llamativos, debido a su falta de autoridad dentro de una organización o empresa, si es vital para el correcto funcionamiento de dicha empresa.

Funciones laborales que un asistente administrativo

auxiliar administrativo

  • En primer lugar, está el tema del apoyo administrativo, que tal vez sea la asignación con mayor relevancia, dentro de todas las tareas que debe llevar a cabo. Esto conlleva, enviar correos electrónicos, atender el área de fotocopiado, en ocasiones hacen sustituciones en el área de resección de ser requerido, atención del teléfono y registro de mensajes.
  • Actualización y control de registro, esto es porque en la actualidad, la mayoría de las empresas llevan un registro automatizado, al cual se le denomina base de datos, aunque en algunos casos, también se hace necesario llevar un registro de la información a mano.
  • La contabilidad, algunos de estos empleados tienen ciertas responsabilidades en el departamento de finanzas, como calcular los costos de pedidos a los clientes, generar las facturas, control del seguro de los empleados.
  • Organización de los documentos de archivo, es decir velar por que cada documento importante, este en su lugar correspondiente, de esta manera cuando se le solicite, alguno de estos archivos, no tendrá ningún problema en encontrarlo, esto quiere de decir que un asistente administrativo debe ser extremadamente organizado en su trabajo.

Actitud asertiva

Como podrán observar, son muchas las características que un asistente administrativo debe tener a nivel profesional. Sin embargo existen otras características relacionadas más con el ser de la persona, y también son de vital importancia, de hecho en muchas ocasiones, estas resultan más relevantes que las demás. Como por ejemplo, ser discreto, es decir, estar en la capacidad de manejar información confidencial, con la mayor ética posible.

Aunado a esto, debe saber tratar de manera positiva y cordial con las personas, ya que en más de una oportunidad tendrá que brindar atención al público, y además el trato con compañeros de trabajo, pues si bien es cierto, que esta es un regla general para cualquier empleado, independientemente de la función profesional que desempeñe, los asistentes administrativos, suelen estar expuestos a diversos momentos de presión, que podrían ser contraproducentes, si no se tiene un buen manejo del carácter y las emociones en el trabajo.

También, como señalamos anteriormente debe ser ordenado en sus tareas; la responsabilidad es otra de las cualidades relevantes que debe poseer, de esta manera no habrá la necesidad de asignarle un supervisor, lo que por supuesto le otorga puntos a la hora de ascender a un mejor puesto; es necesario que tenga iniciativa, es decir adelantarse de la mano de la prudencia, a las necesidades que puedan surgir en la oficina.

Por último, también es necesario, que tenga la capacidad de adaptarse a cualquier cambio que se suscite en el empleo, en primer lugar, aquellos relacionados con el ámbito tecnológico e informático.

Instrucciones para trabajar de Auxiliar Administrativo

En líneas generales, la función administrativa, es muy importante para las empresas, ya que a través de ella se mide y evalúa el rendimiento de estas. De esta manera, puede garantizarse que las metas planificadas se cumplan a cabalidad. Con base en esto, la palabra más relevante, sin duda es, el control, pues por medio de este se evalúan los resultados y se toman las medidas correspondientes, para disminuir la ineficiencia.

Al mismo tiempo, el control en el área administrativa está acompañado de otras cualidades, como, la dirección, la organización y la planificación, cada una de ellas en conjunto conllevan a que se puedan lograr todos los objetivos, a través de una correcta utilización de los recursos de la empresa.

Puede decirse que existen dos tipos de administración: la pública y la privada, la primera está vinculada, con el estado y tiene como función, alcanzar las metas trazadas, para beneficiar al país correspondiente; mientras que la privada, es mucho más amplia, pues abarca cualquier tipo de empresa e organización, y su finalidad es asegurar el crecimiento y permanencia en el tiempo de dicha entidad.

Al mismo tiempo se divide en dos áreas específicas, dinámica y mecánica: una representa la integración y dirección, a la hora de seleccionar persona, vigilar las acciones de cada grupo, y medir cada uno de los resultados, tanto pasados como actuales, en contraste con los esperados.

En cuanto a la segunda área (mecánica), podemos decir, que conlleva la planeación, organización y previsión de la estructura de las funciones técnicas, grupales e individuales de los empleados, es decir, vela por la manera en la que se realizaran los objetivos planificados.

Que importante es que, en cada una de las actividades que realizamos a diario, podamos contar con una metodología de planificación administrativa. Que nos permita establecer un inicio, un desarrollo y un cierre óptimo en cualquier campo que nos desenvolvamos, por supuesto, tomando en cuenta los recursos con los que contamos para dicho trabajo. Esto nos muestra que el campo administrativo no es solo empresarial, sino que pude aplicarse a cualquier área en la vida.

Otro de los objetivos que tiene la administración, es la construcción de acciones conjuntas, de los distintos departamentos de una compañía, que a su vez, ayudan a cumplir el objetivo en común que como organización se tenga, es decir, que no es solo la organización de documentos, sino el garantizar que cada área marche de la forma esperada.

recepcionista

Ventajas de la administración 

  1. En primer lugar, se tiene la oportunidad de perfeccionar las metas planeadas.
  2. Permite evaluar, el desarrollo de las metas, de manera objetiva y clara.
  3. Se aumenta la motivación en el equipo.
  4. Pueden definirse objetivos más claros, que verdaderamente, aporten de forma positiva al crecimiento de la empresa.
  5. La moral y la ética de los empleados aumenta, debido al constante monitoreo de los diversos departamentos.
  6. Los estándares de control son mucho más claros, debido al orden establecido.
  7. Respuesta inmediata a las necesidades.
  8. Se genera un ambiente de mayor competitividad.
  9. Se garantiza que los proyectos comenzados, lleguen a feliz término.

Desventajas de la administración

  1. Autoritarismo sobre las personas a cargo.
  2. Aprobar objetivos que no concuerdan, ni son compatibles con el sano desarrollo de la empresa.
  3. Puede correrse el riesgo, de prestar mayor atención, a los resultados que son más fáciles de cuantificar, antes que a los que verdaderamente son importantes.
  4. Enfocarse obsesivamente, en objetivos que en realidad pueden ser desechables.
  5. Un incremento excesivo de papeleo, debido a los múltiples procesos administrativos.

Si bien es cierto que son más las ventajas que las desventajas, las que se presentan a causa de la administración dentro de una entidad, sea pública o privada, es importante resaltar que, cuando de posicionamiento en el mercado se refiere, se corre el riesgo de cometer ciertos errores, que pueden ser contraproducentes.

Esto debido a la discordancia, entre gerencia y administración, que aunque deben trabajar de la mano, en ocasiones se contraponen, ante decisiones de tanta importancia. Por esto es recomendable, que dentro de la organización, se tengan bien definidos los roles de trabajo previamente establecidos.

 

¿Que necesitas para trabajar de Auxiliar Administrativo?

A nivel público, puede laborar, en entidades tales como, la agencia española de cooperación internacional para el desarrollo; la agencia de seguridad alimentaria y nutrición; el ministerio de fomento; ministerio de educación, cultura y deporte; el ministerio de sanidad, servicios sociales e igualdad y el consejo de seguridad nuclear. En cuanto al área privada, no existe restricción, ya que es uno de los puestos más comunes dentro de las empresas, no solo en España, sino en el mundo entero.

  • En primer lugar, es necesario que posea la nacionalidad española, o en su defecto, pertenecer a alguna de los Estados de Unión Europea, ahora bien, si su cónyuge es de nacionalidad es

    pañola, esta cuenta con la aprobación inmediata para laborar, como asistente administrativo, o en cualquier otra área, esta ley también se aplica para su descendencia.

  • Es necesario que cuente con la edad correspondiente, es decir haber cumplido ya los 16 años y no exceder el límite máximo de los 65 años. Por supuesto, no puede estar inhabilitado legalmente para trabajar. También debe poseer credenciales legales como, estar graduado de bachiller elemental o secundaria y el FPI.
  • En el caso de las personas con discapacidad, que deseen aplicar en este y otros tipos de empleos, la ley establece que deben reservarse un número de vacantes de un 5% o más, todo esto, se encuentra en las normas que aparecen en el artículo número 1 de la ley que entro en vigencia el 02 del año 2003, la cual tiene que ver, con la igualdad de oportunidades y el acceso total de las personas con discapacidad al campo laboral, siempre y cuando, este apruebe los procesos de selección establecidos y que su discapacidad haya sido acreditada.

Consejos para trabajar de Auxiliar Administrativo

En toda empresa se consiguen empleados, que cumples con sus labores correctamente, siendo proactivos, y comprometidos, sin embargo, más de uno suele estancarse, sin dar mayores pasos para su realización profesional; pareciera ser que están paralizado en el tiempo, y en sus aspiraciones personales, por esta razón son capaces de pasar años desempeñando la misma función, sin mayor progreso.

auxiliar administrativo

Ciertamente esto ha sido así por años, pero en la actualidad, el ámbito profesional es cada vez más competitivo, debido a la proliferación de personas preparadas en diversas áreas, que se perfilan para ser contratados. Esto ha aumentado el nivel, y la exigencia de las empresas, a la hora de reclutar su personal. Por tal razón, es necesario que las personas se exijan mucho más, no solo en sus capacidades profesionales, sino en su actitud y disposición ante el trabajo.

Recomendaciones

  1. Es mucha la información que se puede conseguir sobre cómo ser un mejor empleado, pero en líneas generales, existen algunas recomendaciones que pueden ayudarte, a la hora de buscar empleo. Lo primordial es que intentes ser entusiasta, en tu etapa de aprendizaje, puesto que no hay nada ms gratificante para cualquier jefe, que ver como sus empleados se identifican y disfrutan de la labor que desempeñan, esto sin lugar a dudas te sumara algunos puntos a favor.
  2. Por otro lado, intenta tratar la empresa como si te perteneciera, desarrollando un alto sentido de pertenencia.  Procura en la medida de lo posible, anticipar los problemas, ya que la prevención siempre es mejor. Si te es posible continúa con tu proceso de formación, agregando así, nuevos conocimientos que te ayuden a desarrollar tu trabajo con mayor eficacia.
  3. A medida que vallas creciendo en tu desempeño, es vital que conserves la humildad, de esta manera evitaras muchos inconvenientes; esta cualidad, también te llevara a convertirte en un brazo fuerte para tu jefe y compañeros.
  4. Se honesto en tu trabajo, pues pocas son las cualidades, que resultan tan apreciadas en el mundo empresarial como esta, en cuanto a tu capacidad comunicativa, es importante que seas claro y directo en tus argumentaciones, tomando siempre en cuenta mantener la línea del respeto.
  5. Cada una de estas cualidades se traduce, como tu actitud moral y ética; y si cuidas de ellas, podrás ver mayores frutos en tu trabajo, independientemente de que sea en el campo administrativo o en cualquier otro.
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